Implementera en ny process

Hur länge ska man behöva hålla på?

Amadeus Scandinavia skapar IT-lösningar med allt större komplexitet åt sina kunder som ger service åt de som är på resande fot. Det kräver både nya kunskaper och ett annat samarbete i processer genom hela organisationen. Men hur bryter man gamla vanor och jobbar enligt nya principer?

Ny process

”Vi har jobbat fram en ny process för kundanpassade lösningar i en grupp med representanter från alla delar av organisationen för att definiera alla steg från säljkontakt till leverans. Enkelhet var vår ledstjärna, processen ska vara tydlig och enkel att följa. När vi kommit till ett resultat, samlade vi ytterligare medarbetare för att finslipa processen. Därefter ville vi komma igång, så vi tänkte lansera detta genom våra chefer”, berättar Per Matson, chefsjurist på Amadeus Scandinavia.

Mycket på spel

Men Per och hans kollegor tänkte till ytterligare en gång. I alla avancerade kundprojekt finns risk att göra kalkyler på fel grunder. ”Visst tänkte vi tanken att vi ville starta direkt, vi hade ju samlat arbetsgrupper redan och man kan inte dra ut på saker hur länge som helst. Men å andra sidan, om vi inte gör rätt från början kan det kosta enorma pengar i både utveckling, ändringar och underhåll. Vinsten med att alla medarbetare jobbar enligt processen kan inte underskattas. Det var därför lätt att bestämma sig för att göra aktiviteter så att alla fick chans att från början komma med på tåget. Apropå att göra rätt från början”, säger Per leende.

Börja med varför?

Så vad gjorde ni? ”Vi bjöd in alla medarbetare som jobbar i processen till tre timmars dialogmöte. Vi startade med att diskutera kring hur fel det kan bli och vilka konsekvenser det får för det interna samarbetet likväl som för kundrelation och ekonomisk resultat. Tillsammans konstaterade vi snabbt att vi måste jobba på nya sätt”  fortsätter Per.

Lustfyllt

”För att göra dialogmötet positivt med mycket energi illustrerade vi vår nya process med att medarbetarna fick lägga pussel med processpilarna. I vilken ordning ska vi egentligen göra detta för att det ska bli bra? Alla tänkte till.
Slutligen gick vi igenom alla steg, placerade dem i rätt ordning och hade små diskussioner, allt för att räta ut frågetecken och tankar, men givetvis också för att förbättra om det behövdes”  säger Per.

Hur går det nu?

”Över förväntan! Vi lyckades undvika misstro och motstånd. Alla inblandade är engagerade och konstruktiva. Visst kommer det upp en och annan sak som behöver förbättras, men alla jobbar gemensamt för att fixa det. En stor framgång är att dolda problem blivit synliga och de är dem vi jobbar med för tillfället. Än lär det dröja ett tag innan saker och ting flyter på utan problem men vi har kommit en god bit på väg”  avslutar Per.

Läs mer om processimplementation»

Hör gärna av dig till oss om du vill veta mer»

Hur implementera processer effektivt?

LÄS MER