Möten som leder framåt

Swedish Match flyttprojekt är ett bra exempel på hur man genom att involvera medarbetarna säkerställer att en stor investering ger fullt resultat. Att den når ända fram.

Swedish Match genomförde ett stort och välregisserat projekt för att byta lokaler för Division Nordeuropas kontor inom Tobakskvarteret på Söder i Stockholm. Det är givetvis ingen barnlek att renovera och inreda ett helt nytt kontorslandskap för ett hundratal personer som både ska vara funktionellt, estetiskt och trivsamt. Det kräver projektmöten, många involverade medarbetare, arkitekter, inredare och långa att-göra-listor under mer än ett år.

Flytt till landskap

Och visst fanns det en risk att medarbetarna ändå skulle uppleva det som negativt att flytta från stora luftiga egna rum till kontorslandskap. Att flytta sin arbetsplats är för många ingen lätt sak.
“Vi insåg den risken och vad den kunde betyda för produktiviteten i nya landskap. Men vi såg samtidigt möjlighet att använda tillfället till att stärka hela kulturen”, säger Maja Fingalsson, personaldirektör i Stockholm. “Där kunde vi slå flera flugor i en smäll”.

Spelregler

När själva kontoret började ta form, när möbelleveranserna anlände och män med insexnycklar intog stället satte man igång nästa fas, att definiera sin “mjuka” arbetsmiljö.
“Vi samlade alla medarbetare för att på förhand bestämma hur vi ville ha det på vår nya arbetsplats. Vi lyfte bokstavligen upp farhågor och möjligheter på bordet i en arbetsduk med olika scenarier att diskutera utifrån. Därigenom hade vi gemensamt satt ord på hur vi ville ha det och vilka beteenden vi vill undvika på arbetsplatsen. En gemensam plattform. När något irriterande sedan hände blev det mycket lättare att ta upp det med sin kollega; Kommer du ihåg att vi sade…”

Lättare att samarbeta

Efter ett år i det nya landskapet frågar vi Maja om det mer bestående resultatet, hur det gick? “Det gick strålande! Efter ett halvår höll vi en återsamling med alla medarbetare där vi i en workshop stämde av hur vi lever efter våra gemensamma spelregler. Medarbetarna fick slutligen rösta med röda eller gröna lappar om hur de upplevde att de trivdes på sin nya arbetsplats. Och vet du, hela rummet böljade i grönt! Vi konstaterade att det var roligare att gå till jobbet för det var lättare att samarbeta och trevligare samvaro. Produktivitet! Vem hade trott det för två år sedan när tanken på flytt var skrämmande! Kraften i att bjuda in medarbetare till att vara delaktiga är underskattad”, säger Maja.”I förhållande till den stora investeringen vi gjorde i lokaler och flytt av kontor så gav den extra insatsen att samla människor för att säkerställa ett lyckat resultat tusenfalt tillbaka!”