Ekonomiavdelningens nya höjder
De flesta interna stödfunktioner som finns inom alla typer av organisationer genomgår stora förändringar. Olika transformationer har löpt som en våg över HR, IT och ekonomiavdelningarna (som ibland också slås ihop och bildar Affärsstöd eller Shared Services under gemensam ledning). Det övergripande syftet är oftast, förutom att effektivisera respektive stödfunktion, att skapa tydigare värde för den övriga verksamheten. För det krävs en god servicekultur och medarbetare som tänker från ett kundperspektiv.
För ekonomiavdelningen är kravet tydligt från ledningen att förbättra framtagningen av beslutsunderlag till stöd för verksamhetens affärsbeslut. Även aktiemarknaden och tillsynsmyndigheter är starka påverkare genom att kräva att ekonomifunktionen inför strängare kontrollmetoder och rapporteringsstandards på grund av de redovisningsskandaler som har ägt rum de senaste åren. Sammantaget ger detta all anledning för CFO att förändra hur ekonomiavdelningen operativt arbetar. Att ta ny höjd - Finance Transformation.
MEDARBETARNA HAR DEN STÖRSTA UTMANINGEN
En av de största utmaningarna för CFO är att skapa förändringsbenägenhet och att leda medarbetarna i förändring till konsultativa analytiker för de interna kunderna vid sidan av de mer traditionella rollerna som administratörer och bokförare. Förändring av hur ekonomiavdelningen arbetar har hittills lagt fokus på nya processer och flexiblare IT-system. Förbättrade system som kan effektivisera de finansiella processerna är naturligtvis en viktig möjliggörare för förändring. Ekonomifunktionens tjänster kan inte bara levereras snabbare och till lägre kostnad, verksamhetens framgångsfaktorer synliggörs också bättre jämfört med äldre system. Därtill behövs en kulturförändring inom den egna organisationen för att framgångsrikt implementera ett nytt arbetssätt.
För dig som även är chef över en IT-avdelning, läs mer här!
PROAKTIV BUSINESS PARTNER
I takt med att ekonomiavdelningarna förändras ökar kraven på ny kompetens. Ledningen och övrig verksamhet vill se ekonomiavdelningen som en proaktiv business partner och inte som en sifferfabrik. En hel del av ekonomifunktionens mest repetitiva processer är därför i allt högre grad föremål för outsourcing och fokus läggs istället på värdeskapande aktiviteter som strategiutveckling och att ta fram beslutsunderlag till ledning och övriga chefer inom verksamheten. Det innebär att medarbetarna måste förstå verksamhetens affär bättre. Tänka utifrån ett verksamhetsperspektiv och på vad som driver kostnader och intäkter och hur dessa kan påverkas genom att utveckla verksamhetens processer.
KUNDFOKUS OCH SERVICEKULTUR
Ska ekonomiavdelningens bli uppfattade som en proaktiv business partner måste en tydlig förändring ske även på mjuka faktorer. En av ekonomiavdelningens största utmaningar är övertyga verksamhetens chefer att man kan skapa värde och aktivt stödja verksamhetens affär med sin kompetens. Många chefer betraktar ekonomiavdelningen i första hand som en kontrollfunktion utsända av högsta ledningen. Att använda befattningar som Controller underlättar knappast inte heller en förändring från den traditionella synen på ekonomiavdelningen. Fokus måste ligga på att skapa affärsmässiga relationer med verksamhetens chefer genom att arbeta konsultativt, ha servicekänsla, vara proaktiva och tänka utifrån verksamhetens behov, för att bli accepterade och insläppta på riktigt i verksamhetens strategiska planering. Annars är risken stor att ekonomifunktionens kompetens inte utnyttjas fullt ut.
I en servicekultur odlas den långsiktiga kundrelationen. Genom att tänka utifrån den interna kundens perspektiv levererar man med engagemang, trevligt bemötande och en ärlig vilja att hjälpa. Man gör vad man lovar och ger snabb service, och man håller kunden informerad och återkopplar även när man inte har besked.
TRÄNING
Teoretiskt är det sällan svårt att förstå eller få samsyn för vad som krävs i en förändring. I praktiken visar det sig dock betydligt svårare och alla måste få chansen att träna i situationer som ligger nära den egna arbetssituationen. Vad innebär t ex att arbeta konsultativt för just mig i mötet med interna kunder? För att uppnå kundfokus och servicenivå krävs praktisk träning.
Advantum Progress låter era team träffa en "nästan riktig" intern kund och gå igenom några avgörande steg i en kundrelationsprocess. I en konkret situation får era medarbetare jobba med denna kund som har önskemål, krav, fel ställda förväntningar och invändningar som alla måste hanteras på ett konsultativt sätt - precis som i verkligheten.
ATT LEDA FÖRÄNDRING
Förändringsarbete kräver givetvis också en hel del av ledarskapet. Den enskilda ledaren är avgörande för om man lyckas eller inte. Ledaren driver och stödjer, ser till så att alla är med och gör rätt saker. För att klara en sådan uppgift krävs självfallet mycket övertygande och kunniga ledare.
Advantum Progress skapar förståelse för vad förändring innebär för individen och vad som krävs för att framgångsrikt leda förändringsarbete. Vi ger råd och coaching kring ledarens specifika situation. Vi utvecklar ledningsgruppen som team och utvecklar ledningsgruppens förmåga att leda i förändring.
ENGAGEMANG I FÖRÄNDRING
"Varför?" är alltid den första fråga som individen ställer i en förändringsprocess. Den frågan behöver ett svar för att processen ska kunna gå vidare. Om inte alla förstår vision, syfte och mål kommer förändringsarbetet att misslyckas.
Advantum Progress erbjuder metoder för att skapa engagemang för finance-transformation. Vi ser till att alla förstår vad som ligger bakom behoven av att förändra det operativa arbetssättet. Det gör vi genom att skapa forum för information och dialog.
Läs mer om att skapa engagemang i förändring här!
ATT ANVÄNDA PROCESSER OCH ROLLER
Om man låter teamet lägga tid på att förbättra flödet i sina arbetsprocesser så har man mycket att vinna. Alla i teamet får förståelse för hela processen och för allas bidrag, man hittar sätt att förebygga tidstjuvar och kvalitetsbrister och man bygger upp ett gemensamt ansvar för hela leveransen. Man förstår också mål och syfte med uppgifterna, sin egen roll, hur den samverkar med andra och exakt vem som gör vad i processen.
Interna processägare behöver samverka med medarbetare i hela organisationens för att dels sprida vad processerna innebär och vilka arbetssätt och rutiner som gäller och dels återföra best practices. I införande av processerna är nyckelordet att förankra, inte bara presentera. Envägskommunikation fungerar inte, utan det krävs växelverkan mellan reflektion, diskussion och övning för att människan ska lära. Processägaren behöver alltså hjälp att lära sig lära ut.
Advantum Progress erbjuder ett koncept för att förankra processer och förbättra arbetsflöden i organisatoriska eller virtuella team. Vi erbjuder även workshops för t ex processägare där han/hon får arbeta med att skapa en effektiv processutbildning baserad på eget processmaterial.