Implementera nya processer

Processerna kanske redan är definierade och rollerna likaså. Vissa använder dem, många kör på som vanligt. Och sällan följer någon upp kontinuerligt i vardagen att man jobbar på nya sätt. Implementationen går trögt. 

Eller så har man inte kommit dit, man jobbar på i organisationen fast på lite olika sätt. Resultatet blir bra men det finns många nackdelar, personberoende är ett exempel. Flexibiliteten för att hjälpa varandra och byta roller internt är begränsad eller ineffektiv. En nyckelperson har svårt att ta ledigt för det är bara den som vet hur man gör… 

Gemensamma processer är bra, men hur får man det att hända i verkligheten? Hur implementerar man?

Förankra processer och roller

Förändring är att göra annorlunda. Att börja göra annorlunda är svårt. I införande av processerna är nyckelordet att förankra, inte bara presentera. Envägskommunikation fungerar inte, utan det krävs växelverkan mellan reflektion, diskussion och övning för att människan ska lära om.

Förstå varför

Varför, är den viktigaste frågan att besvara. Om inte alla förstår vision, mål och syfte med nya processer kommer implementationen att misslyckas. Det är därför avgörande att ledningen står bakom och gör en genomtänkt plan för genomförandet som bjuder in till delaktighet hos medarbetarna. Ett vanligt misstag är att underskatta tidsåtgången och insatsen som det arbetet kräver.

Processägare

Ofta ligger ansvaret på den interna processägaren att sprida kunskap om hur de nya processerna är uppbyggda. Dessa processägare behöver samverka med medarbetare i hela organisationens för att sprida vad processerna innebär och vilka arbetssätt och rutiner som gäller. Det kräver en specifik kompetens att engagera medarbetare och lära ut – inte bara presentera – processerna. Därför behöver man utveckla den kompetensen hos processägarna.

Implementera processerna

Oavsett om man ska identifiera processerna först eller implementera de som är fastställda är medarbetarnas delaktighet och engagemang avgörande. Förutom att förstå varför man ska arbeta på nya sätt (när man kanske upplever att det man redan gör fungerar utmärkt) behöver var och en få möjlighet att konkret jobba igenom vad nya arbetssätt kräver av en själv som individ.

Det gör man bäst i grupp därför att det i processer oftast är vid överlämning mellan individer som det kan bli otydligt eller inte tillräckligt bra. För att få effekt av processerna så ska medarbetarna få möjlighet att ta till sig nya arbetssätt tillsammans. Man samlar medarbetare som jobbar i ett flöde och arbetar sig igenom processen gemensamt. När alla förstår hela processen och sitt ansvar för att resultatet ska bli bra, samt vilka krav nästa länk i kedjan har så har man förutsättningar för att få en kvalitativ och effektiv ändring till stånd. Idealet är att gruppen tar gemensamt helhetsansvar för hela leveransen.

Ständiga förbättringar

I nästa läge behöver man hitta former för att samverka och få återkoppling på hur det fungerar och skapa best practices som kan vidareutveckla processerna, vid rätt tidpunkt. För det behöver man hitta forum och rutiner för återföring till processägare som håller engagemanget uppe bland medarbetare.

Verktyg för att implementera

Till en sådan implementation inom företaget har Advantum Progress koncept som vi anpassar till kundernas unika situation för att sedan antingen utbilda interna processledare att genomföra implementationen, eller hjälpa företag att genomföra med konsulthjälp, eller en kombination av båda.

Hör gärna av dig till oss om du vill veta mer»

”Vi anlitade Advantum Progress och konsultens arbete bidrog till att klargöra planeringsprocessen olika skeden samt, kanske det viktigaste, varför, var och hur de olika professionernas kompetens kommer in i arbetet. Rollerna och ansvaret på vår enhet samt teamkänslan ökade. Konsulten var stark i sak och mjuk i tonen vilket var en starkt bidragande faktor till lyckat utvecklingsarbete.”